Goed partnership tussen Transavia en externe partijen doet IT traject slagen

Als je de capaciteit of de expertise voor bepaalde digitale innovaties niet zelf volledig in huis hebt, dan zoek je partners om je doelen te bereiken. Betreft het complexe systemen, dan heb je al snel met meerdere leveranciers te maken. Hoe zorg je ervoor dat iedereen elkaar begrijpt en dat alle neuzen dezelfde kant op staan? Ardt Klapwijk vertelt over zijn ervaringen bij Transavia, waar hij startte als scrum master op een project waarin verschillende organisaties met elkaar samenwerken.

Samenwerken omdat je de capaciteit of kennis zelf niet in huis hebt

Een aantal jaren geleden was ongeveer de helft van de passagiers van Transavia rechtstreeks klant. De andere helft werd via andere kanalen, zoals door touroperators, aangeleverd. Er ontstond behoefte aan een nieuw platform dat direct alle passagiers kon bedienen. De marktontwikkelingen vroegen bovendien om een steeds wendbaarder platform waarop producten en diensten sneller naar de klant kunnen worden gebracht. Daarom moest er een nieuwe website worden gebouwd.

Tot dusver klinkt het simpel. Om dit te realiseren ging Transavia een samenwerkingstraject aan en moest er intensief worden samengewerkt met verschillende externe partijen. Zo werden zowel Mirabeau en Accenture als partners met complementaire expertise op het gebied van architectuur, usability en development aangehaakt. Er werd gepleit voor een flexibele aanpak van het project en daarom startte drieënhalf jaar geleden het eerste scrumteam. Deze grote stap vergde lef, vertrouwen en transparantie van de drie partners om als gelijkwaardige partijen dit complexe traject aan te gaan.

Zelfs de scrummaster was extern ingezet

Toen de scrumteamleden elkaar in april 2013 voor het eerst ontmoetten was Ardt Klapwijk er scrum master. Hij brengt een veelvoud aan rollen in kaart: “Het team bestond uit een groep van twaalf mensen, waaronder designers, developers, architecten, testers, een scrum master en product owners, allemaal afkomstig van Transavia en de verschillende betrokken partijen. Ook SYSQA is één van de betrokken partijen waarmee we samenwerken.

Om tijdig de website groot uit te kunnen rollen werd gekozen om tijdelijk van 2 naar 4 Scrum Teams te gaan. Ikzelf was verantwoordelijk voor de delivery vanuit Mirabeau en kon in die rol testers en een scrum master van SYSQA inschakelen.”

Remmende invloeden moet je direct minimaliseren

Wanneer je met meerdere partijen samenwerkt, heeft ieder een ander beeld van hoe je een project moet aanpakken. “Het team moest daarom zowel de samenwerking bekijken als het traject uitstippelen”, beaamt Ardt. “In de eerste sprint moesten al direct drie vragen het hoofd worden geboden: hoe gaan we het project aanpakken, wat gaan we in de eerste sprint leveren en hoe kunnen we een team worden? Dat was best lastig, want iedereen moet mee in één denkwijze. Het project had kans van slagen omdat alle deelnemers erop gefocust waren om voor de klant iets moois neer te zetten. En iedereen had een ‘can do’- mentaliteit. Remmende factoren, zoals leveranciers die een benadering hanteren die niet helemaal strookt met die van het programma, of invloeden van mensen die qua denkwijzen niet in het team pasten, werden snel geminimaliseerd.”

Korte lijnen maken de communicatie makkelijker

Dat de samenwerking op locatie plaatsvindt, maakte de communicatie makkelijk. “Sterker nog, ik ervoer het zelfs als lastig dat er twee verdiepingen tussen de product owners en het team zaten”, vertelt Ardt. “Om toch bij elkaar te kunnen zitten zijn we toen verhuisd naar een hangar. Op gegeven moment werd het project zo groot door het starten van nieuwe scrum teams, dat naar een nog ruimere werkplek moest worden omgekeken. Inmiddels zijn er binnen Transavia ruim twintig scrum teams en ook de business onderneemt stappen om Agile te gaan werken in zelfsturende teams. Transavia ontwikkelt een Agile manier van denken. Dit is ooit in een klein hoekje begonnen, nu is het bedrijfsbreed.”

Afgaan op je netwerk

De samenwerking tussen de verschillende partijen bleek gedurende het project een zeer krachtige basis. “Hier werden mooie dingen bedacht in plaats van te verzanden in verzuiling”, vindt Ardt. “Daarnaast was er een transparant werkproces dat met iedereen bespreekbaar was, zonder dat een partij bezig was zijn eigen belangen te verdedigen. Ook was er regelmatig overleg met betrokkenen uit alle geledingen. Daarnaast gingen de projectleider, de scrum master en de product owner als vertegenwoordigers van de drie partijen iedere week lunchen. In een informele setting is het makkelijker praten, en dat heeft veel ideeën opgeleverd.”

Naast die basis werden extra externen aangehaakt, waaronder ook ZZP-ers. Ardt zegt hierover; “waar je de kracht of de capaciteit zelf niet hebt, moet je partijen aanhaken. Dan moet je afgaan op je netwerk. Eén van de preferred suppliers van Mirabeau is SYSQA. Ook daar is de werkwijze open en transparant; zij krijgen een heldere concrete vraag van ons en wij krijgen een eerlijk voorstel. Stel dat er een tester weggaat en de juiste vervanger is niet beschikbaar, dan denk ik: ‘Ik zal Claar eens even bellen’ (Claar van Houtum, accountmanager bij SYSQA, red.). Dan is het geregeld. Daarin kan zij creatief zijn als ze niet de ideale kandidaat paraat heeft, als er maar met de kaarten open op tafel wordt gespeeld. Die flexibiliteit past binnen onze manier van samenwerken.”

Zo’n gemotiveerd en capabel team bouw je op door scherp te selecteren, te coachen en te monitoren, is de ervaring van Ardt. “Je moet kritisch zijn op wie je aanneemt. Dat geldt ook voor je leveranciers.”