De zegen van deadlines in Scrum

Door Esther Vogelaar – van der Meer

Vaak is er in projecten behoefte aan een vastgestelde ‘go-live datum’; een deadline. Als je dan werkt in een Agile-omgeving dan kan dat nog wel eens botsen. Wij zijn er echter van overtuigd dat je, ook in een Agile-omgeving, uitstekend kunt werken met deadlines.

De crux zit ‘m in de focus op de juiste zaken. Dat is natuurlijk altijd belangrijk, dus over welke belangrijke zaken hebben we het dan? Het gaat er vooral om dat het team het doel van het project heel duidelijk voor ogen heeft en dat je het team meeneemt in het ‘waarom’, maar dat je de ‘hoe’ bij het team zelf laat.

Omdat wij bovenop de ontwikkelingen in ons vakgebied zitten, zien we veel interessante content hierover. En dat delen we dan graag met je. Zoals het volgende artikel van Kunal Shah, volgens ons een must read. Laat je inspireren!

Wil je over dit onderwerp van gedachten wisselen of heb je hulp nodig om dit voor elkaar te krijgen? Wij denken graag met je mee.

Hoe je werken volgens Scrum met deadlines combineert

Hoe vaak heb je Scrumteams dit horen citeren uit de Scrum Guide als ze een deadline hebben gekregen?

Scrum Teams are also self-managing, meaning they internally decide who does what, when, and how.

Het is gemakkelijk om deze verklaring verkeerd te interpreteren zodat het betekent dat er geen deadline mag worden opgelegd aan Scrumteams. Scrumteams plannen één Sprint per keer, en “… het werk is klaar als het klaar is…”.

Helaas werkt dit in de echte wereld niet zo. Natuurlijk beslissen teams wel wat ze moeten doen, wanneer en hoe ze het voor elkaar krijgen, maar het moet binnen de context van de verwachte deadlines zijn.

Het is ook mogelijk dat complexe producten continu worden gebouwd, maar niet continu worden geleverd. Nieuwe functies kunnen worden geleverd in de vorm van geplande releases. Dit geldt met name voor complexe zakelijke of bedrijfsapplicaties.

Laten we het eenvoudige voorbeeld van Gmail nemen. Wat is je eerste reactie als Google de manier waarop Gmail werkt verandert? Ik weet niet hoe het met jullie zit, maar over het algemeen ben ik niet enthousiast, omdat ik nu misschien iets opnieuw moet leren dat ik al weet, allemaal vanwege een aantal nieuwe functies waar ik niet om heb gevraagd.

Dezelfde aarzeling bestaat voor veel zakelijke gebruikers. Als ze eenmaal vertrouwd zijn met hoe de software werkt en hoe ze deze kunnen gebruiken om hun bedrijf te runnen, willen ze niet dat eraan wordt gesleuteld. Ze houden niet van steeds veranderende, steeds evoluerende software. Daarom worden nieuwe functies volgens een schema uitgebracht, wat betekent dat er een deadline is om ervoor te zorgen dat alle nieuwe functies werken op het moment van de release. De releasedeadline is belangrijk, want als deze wordt gemist, zullen nieuwe functies moeten wachten tot de volgende release. Deadlines, zoals geplande releasecycli, creëren een cadans. Hierdoor kunnen gebruikers nieuwe verbeteringen plannen. (Ik weet het, puristen zijn inmiddels helemaal in de war, maar zo werken de meeste bedrijfsapplicaties tegenwoordig).

Laten we het een beetje persoonlijk maken

Laten we zeggen dat jouw werkgever een vergelijkbare benadering van Scrum hanteert en dit koppelt aan je salaris; je krijgt € 1 elke keer dat het bedrijf € 1000 verdient. Je wordt betaald wanneer je wordt betaald (‘het werk is klaar als het klaar is’). Het kan zijn dat je deze week, deze maand of het volgende kwartaal wordt betaald, dat weet je niet, omdat het bedrijf niet weet hoeveel het bedrijf gaat verdienen en wanneer. Zou niet werken, toch?

Laat me een gewaagde uitspraak doen: “Een doel zonder deadline is zinloos; dan is het maar een droom”.

Als je doel is om 5 kilo af te vallen, maar je hebt geen deadline in gedachten om dit te bereiken, dan is het geen doel.

Kijk, waarom zijn deadlines belangrijk? Deadlines helpen ons om gefocust te blijven op de doelen. Timeboxing creëert deadlines die helpen de intensiteit en focus te houden waar het nodig is. Vandaar dat Scrum zoveel belang hecht aan het time-boxen van Scrum-evenementen.

Nu ik heb benadrukt waarom deadlines belangrijk zijn, laten we het hebben over hoe we de deadlines met succes halen of zelfs verslaan en toch wendbaar (agile) blijven en Scrum volgen.

Hier zijn vier manieren waarop de Product Owner en de stakeholders Scrumteams kunnen helpen hun deadlines te halen.

1. Motivatie achter de deadline

The Product Owner proposes how the product could increase its value and utility in the current Sprint — Scrum Guide 2020

Net zoals de Product Owner de motivatie van het Sprintdoel en het Productdoel uitlegt, moet de Product Owner ook het belang uitleggen van de deadline om het Productdoel te bereiken. Scrumteams moeten begrijpen wat er zal gebeuren als ze de deadline halen en het vertelt hen ook wat er zal gebeuren als ze de deadline niet kunnen halen. Een voorbeeld dat nu erg relevant is, is het op de markt brengen van een nieuw Covid-19-vaccin of het verhogen van de productie ervan voor een bepaalde datum. Het zal me niet verbazen als het deze motivatie is die onderzoekers de klok rond laat werken. Zie ook het boek “Drive” van Daniel Pink, waarin hij uitlegt hoe de zingeving (purpose) van ons werk ons ​​motiveert.

Als het Scrumteam de motivatie van beiden, het doel en de deadline, kent zal hun werk in de context van de deadline zijn. Dit vergroot de kans om de deadline te halen of zelfs te verslaan.

2. Werkelijk resultaat van het halen van eerdere deadlines

Hoewel het goed is voor teams om zich bewust te zijn van de deadline en de motivatie achter de deadline, is het nog beter voor hen om de echte, feitelijke, tastbare resultaten (outcome) te kennen van het halen van eerdere deadlines. De Product Owner moet ernaar streven om de feedbackcirkel te sluiten en de daadwerkelijke resultaten van de deadlines die de teams in het verleden hebben gehaald met Scrum Teams te delen. Weten hoe de Scrum-teams een impact hebben kunnen maken, wetende dat hun doel inderdaad is bereikt, is een geweldige morele boost en motivator voor Scrum-teams.

3. Deel doelen en deadlines (indien nodig), maar niet hoe ze te bereiken

Stel duidelijke doelen, verwachte resultaten en de deadline en laat de rest over aan de teams. Laat de Scrumteams de beste manier bedenken om de doelen binnen het verwachte tijdsbestek te bereiken. De teams hebben de meeste kennis over hoe ze hun werk gedaan kunnen krijgen. Over het algemeen is het niet de deadline die maagzuur veroorzaakt, het is de combinatie van te horen krijgen wat te doen, hoe dit te doen en de tijdlijn om het te bereiken.

Wij helpen je bij het succesvol agile werken in IT-projecten, of breder in de organisatie.

Lees hier meer over Agile QA & Coaching

4. Maak MVP van MVP van MVP

Geef met andere woorden voldoende duidelijkheid in de prioritering. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat er 10 nieuwe wijzigingen moeten worden doorgevoerd in belastingsoftware (terwijl het bijna die tijd van het jaar is om belastingaangifte te doen ) als gevolg van wijzigingen in de belastingwetgeving. Het zou teams helpen de prioriteit van deze veranderingen te begrijpen. De wijzigingen die van invloed zijn op het grootste aantal belastingindieners, kunnen de hoogste prioriteit hebben. De veranderingen met de meeste financiële impact zouden hoger in de prioriteit kunnen staan. Dit helpt Scrum-teams te begrijpen hoe ze deadlines moeten benaderen.

Hier zijn drie manieren waarop Scrumteams ervoor kunnen zorgen dat ze de deadlines halen of verslaan.

1. Maak een plan voor de korte en de lange termijn – beide zijn even belangrijk

De Scrum Guide heeft sinds de 2020-editie ‘Productdoelen’. Dit zijn doelen voor de langere termijn om in gedachten te houden terwijl je werkt aan de kortere termijn doelen die ‘sprintdoelen’ worden genoemd. Met de introductie van het productdoel begrijpen Scrumteams nu dat hun sprintdoelen uiteindelijk moeten leiden tot de productdoelen. Sommige productdoelen zijn waarschijnlijk gebonden aan deadlines. Er is veel overeenkomst tussen een goede golfer en een Scrumteam; beide moeten consistent zijn, een goed kort en een goed lang spel hebben. Scrumteams moeten er consequent voor zorgen dat hun sprintdoelen leiden tot het halen van de deadlines.

2. Gebruik Scrum om unknowns snel om te zetten in knowns

Korte iteratieve sprints helpen teams hun aannames te testen en feedback te krijgen van stakeholders. Dit helpt teams om unknowns om te zetten in knowns, waardoor ze meer duidelijkheid krijgen over wat er nodig is om de deadlines te halen. Soms kunnen de doelen evolueren als aannames worden getoetst. Met hetzelfde voorbeeld van de belastingsoftware kunnen materiedeskundigen vroeg in de cyclus verschillende scenario’s uitproberen om ervoor te zorgen dat de Scrumteams op de goede weg zijn. Als er nieuwe scenario’s worden geïdentificeerd, kunnen deze eerder vroeger dan later worden afgehandeld. Regelmatige reviews geven stakeholders het vertrouwen of de deadlines worden gehaald of niet. Als de deadline wordt gemist, zal het de stakeholders niet verbazen.

3. Blijf werk prioriteren

Scrum moedigt teams aan om eerst prioriteit te geven aan het meest waardevolle werk. Een combinatie van weten wat belangrijk is en waarom helpt teams om zich te concentreren op het resultaat en niet op het afhandelen van al het werk op de backlog. Gebruik de werkwijze van Scrum om transparantie en voorspelbaarheid te behouden door gebruik te maken van een goede schattingstechniek. Bij het gebruik van een scaling framework kunnen teams elkaar helpen door werk te prioriteren om ervoor te zorgen dat impediments in het kritieke pad eerst worden getackeld, waardoor andere teams productiever worden.

Ondanks de beste inspanningen kunnen teams het soms moeilijk vinden om harde en agressieve deadlines te halen. Scrum zorgt voor vroeg inzicht of deadlines worden gehaald of niet. Dit kan helpen bij het wijzigen van de deadline, het verkleinen van de scope of het vergroten van de capaciteit.

Onthoud dat deadlines je helpen, ze helpen je gefocust te blijven en helpen je eerst de belangrijkste doelen te bereiken.

Wil je over dit onderwerp van gedachten wisselen of heb je hulp nodig om dit voor elkaar te krijgen? Wij denken graag met je mee.

Neem contact op!